SAMMANTRÄDESORDNING

FÖR

STYRELSEN

FÖR

THE CONSULAR CORPS OF STOCKHOLM

Styrelsesammanträden

Styrelsen avhåller fyra ordinarie styrelsesammanträden per verksamhetsår. Dessa sammanträden hålls i februari eller mars, april eller maj, augusti eller september samt i november eller december månader.

Vid ordinarie sammanträden skall följande huvudsakliga ärenden behandlas, nämligen

- vid februari - marssammanträdet årsredovisningen och årsmötet;

- vid april - majsammanträdet medlemsaktiviteter under hösten;

- vid augusti – septembersammanträdet halvårsbokslutet;

- vid november - decembersammanträdet medlemsaktiviteter under kommande vår samt budgeten.

Extra styrelsesammanträde hålls, när styrelseledamot så påkallar, och vid extra sammanträde behandlas endast den fråga eller de frågor som föranlett sammanträdet.

Konstituerande styrelsesammanträde hålls varje år omedelbart efter årsmötet.

Om inte styrelsen av särskilt skäl annorlunda beslutar, skall minst ett av de årliga sammanträdena avhållas utanför Stockholm.

I brådskande fall, eller när fråga som behandlas är av enkel beskaffenhet, kan styrelsesammanträde hållas - utan att styrelsen samlas - genom att protokoll upprättas samt cirkuleras och justeras av samtliga ledamöter (s k per capsulam-sammanträde).

För beslutförhet i styrelsen erfordras att minst sex ledamöter är närvarande.

Kommittéer

Inom styrelsen skall finnas två permanenta kommittéer, nämligen en stadgekommitté och en

redaktionskommitté.

Stadgekommittén leds av styrelsens ordförande och skall för styrelsen bereda frågor gällande stadgar och andra bestämmelser som rör den konsulära kåren.

Redaktionskommittén leds av styrelsens vice ordförande och skall på styrelsens vägnar ansvara för uppdateringar av Konsulns Blå Bok.

I övrigt deltager styrelsens ledamöter i samma utsträckning i styrelsens arbete. Detta innebär dock inte att i projekt eller ärenden, i vilka styrelsen anser det lämpligt, styrelsen kan utse särskild(a) kommitté(er) som förbereder/bereder projektet respektive ärendet.

Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete.

Styrelsens ordförande skall tillse att sammanträden hålls i enlighet med vad som angivits ovan under avsnittet ”Styrelsesammanträden”.

Styrelsesammanträde öppnas av ordföranden. Vid ordförandens frånvaro inträder styrelsens vice ordförande i ordförandens ställe. Vid förfall även för vice ordföranden ersätts denne av den som längst varit ledamot i styrelsen eller, om flera varit ledamöter lika länge, den äldste.

Justeringsman

En justeringsman att jämte ordföranden justera protokoll utses vid styrelsesammanträde. Vid per capsulam-sammanträde skall protokollet justeras av samtliga styrelseledamöter.

Justeringsmannen skall bevaka att samtliga beslut och uppdrag blivit vederbörligen protokollförda.

Kallelse

Kallelse till styrelsesammanträde skall normalt utsändas och vara styrelsens ledamöter tillhanda en vecka före sammanträdet genom styrelseordförandens försorg. Om särskilda skäl så föranleder, är det tillräckligt att kallelse utsändas senare.

Till kallelsen fogas förslag till föredragningslista jämte erforderligt underlag för de ärenden som upptagits på föredragningslistan. Kanslichefen skall, innan materialet sänds ut, underrätta ordföranden om innehållt i föredragningslistan och underlag för respektive ärende för att därmed ge ordföranden möjlighet att påkalla kompletteringar.

Föredragningslista

Vid varje ordinarie styrelsesammanträde skall följande stående ärenden behandlas, nämligen

- fastställande av föredragningslista;

- föregående protokoll;

- utseende av justeringsman;

- ordförandens rapport;

- föreningens ekonomi;

- medlemsaktiviteter;

- rapport från Corps Consulaire en Suède och F.I.C.A.C.;

- beslut i gemensamma föreningsangelägenheter; samt

- övriga frågor.

Vid konstituerande styrelsesammanträde skall följande obligatoriska ärenden behandlas, nämligen

- val av vice ordförande;

- val av sekreterare;

- val av skattmästare;

- val av rekryteringsansvarig;

- val av ceremonimästare;

- beslut om sammanträdesordning för styrelsen; samt

- utseende av firmatecknare.

Styrelsens beslut

Det åvilar styrelsen – mot bakgrund av ändamålsbestämmelsen i föreningens stadgar –

- att ansvara för medlemsrekrytering och medlemsvård;

- att anordna studiebesök och andra medlemsaktiviteter;

- att gratulera och välkomna nyutnämnda konsuler;

- att ansvara för uppdateringen av Konsulns Blå Bok;

- att ansvara för att föreningens hemsida hålls aktuell;

- att besluta i frågor som rör föreningens intressen, utveckling och anseende;

- att bevaka och följa den löpande ekonomiska redovisningen;

- att i form av budget eller andra styrmedel ange de ekonomiska ramarna för föreningens

verksamhet;

- att besluta om avtal av väsentlig betydelse för föreningen;

- att besluta om förändringar av den verksamhet som föreningen bedriver;

- att besluta om hur föreningens firma skall tecknas; samt

- att i övrigt behandla frågor som tas upp av ordföranden eller annan ledamot av styrelsen.

Protokoll

Sekreteraren upprättar protokoll. Protokollen skall ha karaktären av beslutsprotokoll och skall numreras löpande för varje verksamhetsår, exempelvis 2005:1, 2005:2 o s v.

Protokoll med bilagor skall snarast efter justering genom kansliets försorg distribueras till samtliga ledamöter.

--------------------------------------------------

Denna arbetsordning har antagits av styrelsen att gälla fr o m 2005-03-12.